Automated Attendant is een eenvoudige versie van het welbekende Interactive Voice Response. Je kunt een \'IVR\' makkelijk herkennen. Als je wel eens een bedrijf hebt gebeld en je krijgt direct een stem te horen die keuzes opsomt in de vorm van :"Druk 1 voor receptie, Druk 2 voor verkoop, Druk 3 voor technische ondersteuning". Juist, dit is een Automated Attendant. Vanuit het Engels vertaald zou een Automated Attendant in het Nederland betekenen : Automatische Bediende. Je kunt dus zeggen dat dit een systeem is die gesprekken automatisch beantwoord en de beller helpt met een keuze te maken om bij de juiste persoon of afdeling uit te komen.
Een afkorting die je vaak ziet gebruikt worden is AA. Een AA zal eenvoudige taken opzich nemen terwijl een IVR iets complexere taken kan doen. Doorschakelen naar een ander toestel. De beller laten uitkomen in een voicemail van iemand of een afdeling. Een bericht afspelen zoals de openingstijden of het adres. Bellers kunnen een keuze voorgelegt krijgen waardoor men in een ander menu terecht komt maar bijvoorbeeld door de 0 in te drukken weer terugkeren naar hun vorige menu. Vaak heeft men in het systeem aangegeven wat het systeem doet als de gebruiker een 0 geeft, bijvoorbeeld terug naar het hoofdmenu of naar een standaard voicemailbox. Veel Automated Attendants hebben ook een standaard waarde ingesteld van bijvoorbeeld 20 seconden als de gebruiker niet zou intikken of niet kan intikken omdat DTMF niet werkt, wat de AA dan moet doen. In veel gevallen zullen bedrijven de keuze maken tussen of doorschakelen naar een echte telefoniste (klantvriendelijk) of simpel de verbinding verbreken.
Moderne Auto Attendant implementaties kunnen door middel van tijdsschema\'s verschillend reageren bij vakantieperioden, reguliere kantoortijden en daar buiten. Je kunt dan verschillende keuze mogelijkheden laten horen afhankelijk van de datum en eventueel hoelaat dat het bedrijf gebeld wordt.
Meestal zal een Automated Attendant tijdens de kantoortijden een standaard keuzemenu laten horen terwijl buiten kantoortijden een bericht zal worden afgespeeld dat kantoor gesloten is.
Stel dat je een mogelijkheid wilt inbouwen dat bellers hun ordernummer kunnen ingeven om te controleren hoe de status is zul je je moeten wenden tot een IVR. Vaker gebruikt men de 2 termen in 1 zucht. Omdat je niet weet of je met een complexe Auto Attendant of een simpel Interactive Voice Response Systeem te maken hebt kun je dit beter even navragen bij je leverancier.
In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Door de integratie van VoIP en telefooncentrales die op een computer draaien kan nu iedereen voor weinig geld dit gebruiken. Bedrijven, zowel kleine als grotere, zien steeds meer de voordelen in van een Auto Attendant of een Interactive Voice Response systeem zodat ze dit al als een Unique Selling Point ervaren. Hierdoor stel je medewerkers in staat om naar de centrale te bellen om hun voicemail te beluisteren of via hun e-mail laat binnenkomen.
Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten